Les pratiques d’archivage et de documentation - Obiv Solutions

Maître d’ouvrage:Ministère des Finances (MINFI)
Date et lieu de formation: du mardi 22 Octobre au jeudi 24 Octobre 2013 au MANSEL Hôtel de Yaoundé

Résumé:

Sur proposition du cabinet OBIV Solutions, et après approbation du Ministère des finances (MINFI), il s’est tenu du mardi 22 octobre au jeudi 24 octobre 2013, un séminaire de formation sur “les pratiques d’archivage et de documentation” à l’intention de certains personnels du MINFI au MANSEL hôtel de Yaoundé. Prévue pour 50 participants, la formation a été diffusée par une équipe d’experts en organisation, en archivage et en documentation. Il s’agit de: – madame Ondoua Biwolé Viviane, experte en management et gouvernance; Mr Fouda Essebe Patrick, consultant en ingénierie documentaire; madame Ateba Tigui Geneviève, documentaliste-archiviste; – Mr Fandio Godefroy Marcel, archiviste chef du centre des archives de l’État. L’objectif général de ce séminaire était de fournir des éléments de gestion efficiente des documents et de conservation des archives. Plus spécifiquement, il était question de pouvoir: – identifier les composantes d’un système d’archivage et des outils de gestion documentaire; – élaborer le manuel des procédures d’archivage; – effectuer le tri et le regroupement; – effectuer une analyse documentaire au travers de la description archivistique, de l’indexation et de la cotation; – définir les objectif, les différents niveaux, les méthodes et les types de classement d’archives. Pour atteindre ces objectifs, au total cinq (05) modules ont été prévus et diffusés: – état des lieux des archives au MINFI; – Généralités; – Système, outils et procédure d’archivage; – Techniques documentaires; – Communication, conservation, et préservation des archives. Il ressort de l’évaluation faite par les participants que les objectifs du séminaire ont été atteints (75%), le contenu correspondait à la réalité professionnelle (80%) et était pratique et utilisable (70%). Par ailleurs, les outils didactiques ont été jugés pertinents (75,5%) et l’animation par les intervenants fortement appréciée (82,5%). A la suite des échanges et de l’analyse de la situation des archives au MINFI, le cabinet OBIV Solutions formule les suggestions et recommandations ci après: – accompagner les différentes structures du MINFI à la mise en place d’un système efficace d’archivage; – Organiser une formation en archivage électronique avec les même participants, idéalement en résidence soit aux environs de Yaoundé soit plus loin; – élaborer un manuel de gestion en matière d’archivage au MINFI; – plus largement, mener une étude qui permette de constituer un recueil de tous les textes du MINFI; – organiser une séance d’imprégnation et de sensibilisation à l’intention de la hiérarchie du MINFI; – organiser une session de formation de deux jours à l’intention de tous et toutes les secrétaires du MINFI qui sont très souvent des acteurs principaux dans la gestion des archives courantes.